Mijn stelling is dat een projectleider/manager absoluut niet in staat is om een verandering op een goede manier tot een effectief einde te brengen. Zelfs al zou de persoon in kwestie alles weten van cultuur, communicatie, gedrag én is hij/zij in staat om de fysieke verandering goed door te voeren, dan nog is er het dilemma van de dubieuze opdracht.

Laten we eerst eens stilstaan bij de benodigde soft-skills. De meeste projectleiders zijn PL geworden omdat ze ambitieus, ordelijk en een tikkeltje bazig zijn; goede eigenschappen voor deze functie. Helaas combineert dat nogal matig met empatisch vermogen, mens-georiënteerd en communicatieve eigenschappen. Natuurlijk is dit een wat gepolariseerde weergave, maar in de praktijk komt dit type PL zeer regelmatig voor.

En dan die dubieuze opdracht. Veel te vaak is de opdracht in de vorm van een te doelgerichte oplossing die slechts een deel uitmaakt van de gewenste doelsituatie. Voorbeeld: de organisatie heeft behoefte aan directer contact met haar klanten, waarbij die klanten zelf een aantal basisgegevens kunnen wijzigen en waarmee ze directer hun status kunnen inzien. Opdracht PL: bouw vóór 1 april een interactieve website.

Met het nodige vakmanschap en een beetje geluk, is er op 1 april een website die ook nog gekoppeld is met het informatiesysteem. Twee weken eerder hebben ze bedacht dat deze nieuwe mogelijkheden ook nog aan de klanten meegedeeld moesten worden. De afdeling Relatiemanagement heeft het hiermee even extra druk gekregen. Dat er vanaf volgende week bij Klantenservice opeens hele nieuwe vragen binnenkomen, hebben ze nog niet voorzien. En dat er op de twee verwerkende afdelingen straks nieuwe werkstromen en piekmomenten gaan ontstaan (als een paar honderd klanten opeens nieuwsgierig met de website aan de slag gaan) is ook nog niet echt ingedaald. Zo zijn er nog veel meer voorbeelden te noemen. Je kan je dus afvragen of de opdracht niet anders had gemoeten?

Afrondend stel ik dat voor een effectieve, projectmatige verandering, een projectleider alleen niet voldoende is. Ik pleit voor de extra functie van veranderbegeleider, die zich meer richt op de organisatie, zowel voor het aanscherpen (lees breder maken) van de opdracht, als voor de gehele implementatie. Zo zijn er nog meer gebieden, waar de veranderbegeleider zich verdienstelijk zou kunnen maken, te vinden op http://www.slowchangemgt.nl/

Frank van Elsdingen
Slow ChangeMgt