Je zit in een restaurant met een bevriende collega. Het is gezellig, de werkdag valt van je af en alles smaakt lekker. Hij verontschuldigt zich, gaat even van tafel en jij checkt je smartphone.

Voor je het weet krijg je een tussengerecht geserveerd. Eentje met 25 e-mailberichten. Je denkt dat je vanmiddag, op je computer, al meer dan de helft hebt beantwoord. Maar je weet het niet zeker en je baalt.

Zakelijke dienstverleners en kenniswerkers hamsteren e-mail. Ze hebben gemiddeld 274 berichten in de inbox en ontvangen er 20-25 per dag. Te veel, ruwe en onvindbare informatie is een van de grootste tijdverbruikers.

Wanneer je die inbox toch onder handen neemt, dan haal je er eerst de grootste brandhaarden uit en dan werk je berichten in volgorde van binnenkomst af. Tenminste dat denk je, want toen je laatst op de stoep stond voor een afspraak bleek dat het verkeerde moment of adres te zijn.

Eigenlijk bepalen de mensen die jou een e-mail sturen wanneer jij wat gaat doen. Je bent je dominante inbox niet de baas, je geeft je prioriteiten uit handen. En dat terwijl je er soms maanden naar toewerkt om dat ene bericht of die ene klant in jouw mailbox te krijgen. Wat je aan de voorkant met veel moeite opbouwt, breek je met een slechte opvolging aan de achterkant zo weer af.

Goed omgaan met informatie en e-mail is iets dat gesmeerd moet (en kan!) lopen. Dat gaat niet vanzelf en de meeste professionals stappen in het drukke e-mailverkeer zonder echt te weten hoe je dit kunt regelen en naar je hand kunt zetten. De tijd die je steekt in het zoeken, bewerken en doorgeven van informatie kun je niet steken in je eigenlijke werk en het kost je energie en geld.

Professionals hebben allerlei bewaarplekjes, mapjes, papieren of digitale hulpjes.Verschillende e-mailprogramma’s op computer, laptop of smartphone, webmail, een inbox bij LinkedIn, Facebook of Twitter en meerdere agenda’s of te doen lijstjes.

Die hulpjes lijken wel oproepkrachten. Ze worden snel binnengehaald, vluchtig begroet, krijgen geen instructies en mogen direct aan het werk. Maar ze weten niet wat de baas wil, ze wisselen onderling niet de laatste informatie uit of verbinden geen acties aan de informatie die ze al wel kregen. Je hebt weinig aan een kerstboom vol oproepkrachten, less is more.

De digitale hulpjes vind je op de technologische markt en die verandert snel. Of je ze nu wel of niet bewust kiest, het kost je tijd om ze te leren kennen en ze in te richten zodat je makkelijk met ze kunt werken. Ze hebben geen idee van jouw ideale werkweek, jij moet ze echt zelf vertellen wat je wanneer wilt doen.

Hoe maak je van een dominante inbox een ideale assistent?

Jij bent de baas, jij stelt de prioriteiten en je inbox werkt voor jou. Je inbox is onderdeel van jouw informatie management team. Dat team werkt als een geoliede machine en bespaart jou een hoop tijd, energie en geld.

Stel je wilt een nieuwe inbox, hoe zou de vacature er dan uitzien?

Wat moet je inbox kunnen, welke taken heeft hij? Bijv. krachtig zoeken, onderwerp selecteren op alfabetische volgorde, forwarden, autoresponden, regels instellen, synchroniseren, spam filteren, antivirus checken. Is hij misschien de chef van andere inboxen?

Hoe ziet zijn werkplek eruit? Bij wie zit hij in de buurt? Bijv. met je andere informatie assistenten: je agenda, te doen lijst, je adresboek.

Welke kwaliteiten heeft hij? Bijv. betrouwbaar, communiceert met je andere assistenten, synchroniseert, uitwisselbaar (data importeren/exporteren), heeft een digitaal en mobiel leven en geeft snel eenvoudig overzicht.

Welke afspraken wil je met hem maken? Bijv. regels: als mail van ….. dan ….. naar …..?

Heeft hij een netwerk met hulp of collega’s? Bijv. een collega die is gespecialiseerd in grote bestanden, handig is met beeld of een hulp die je mailberichten scant op mogelijke acties?

Van je dominante inbox een ideale assistent maken is één van de strategieën om je ideale inbox te krijgen.

Wil je nog meer lezen over je ideale inbox? Klik dan door op de artikelen ‘liever een chaoot of archivaris in je inbox?‘ en ‘7 uitsmijters voor een lege inbox‘.

Wil je nog meer weten én aan de slag met je inbox? Op vrijdagmiddag 15 oktober geef ik de workshop ‘je ideale inbox‘. Als je meedoet dan krijg je een eenvoudig, betrouwbaar en geolied systeem voor een ideale werkweek met de juiste activiteiten. Dat geeft je rust en overzicht. Je bespaart ook nog eens tijd: minimaal 2 uur en daarmee al snel EUR 150,– of meer per week. Dat hangt natuurlijk af van je eigen prijs of tarief;-)

Je reactie op dit artikel is heel welkom!

Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.