ICT wordt vaak gezien als last i.p.v. lust. Bij implementaties is het lastig gebruikers mee te krijgen of de toegevoegde waarde van het nieuwe systeem of product laten zien. Hoe kunnen we dat beter laten verlopen? In twee korte co-creatie sessies is op deze vraag ingegaan tijdens het NetwIT slotevent op 10-nov. Hierbij de samen gecreëerde input.
Het begin van een mismatch?
NetwIT = het netwerk van ICT-professionals van woningcorporaties. IN deze bracnhe geldt dat systemen worden ingekocht, implementaties vaak een besluit zijn van hogerhand en het ICT is die vervolgens het traject regelt - veelal binnen tè korte tijd met software/programma’s e.d. die niet altijd de beste oplossing zijn. Hoe krijg je gebruikers dan toch mee en kun je implementaties makkelijker laten verlopen?
Samenvatting van beide dialoogsessies :
Key = Communicatie
Het belang van communicatie is cruciaal voor - onderling - begrip, verwachtingsmanagement, enthousiasmering, het complete plaatje, inspraak, …. Het vraagt tegelijk om transparantie en open en eerlijk durven zijn over de realiteit.
Veranderen doet pijn
De gebruiker is meestal afwachtend, ervaart ICT-gebruik op werk anders dan dat hij dat privé doet en vindt verandering lastig of eng vanwege angst bijv. voor het nieuwe of hij vraagt zich af of hij wel met het nieuwe kan omgaan. Begeleiding en/of aandacht is dus cruciaal. Struikelblok hierbij is mede beeldvorming => belang van in gesprek gaan over, het waarom uitleggen en toelichten wat het brengt, volledig zijn.
Verandermanagement
ICT-implementaties komen dan ook neer op verandermanagement, waarbij vloer en management betrokken moeten. Investeer in de voorlopers, geef ze mede-verantwoordelijkheid en blijf ondertussen duidelijk communiceren naar de hele organisatie.
Note: weerstand en het ineffectief in banen leiden van de menselijke kant vormen dè obstakels bij verandertrajecten. De ervaring leert - bron: www.change-management.com - dat 70% van deze trajecten mislukt omdat deze kant onvoldoende erkend wordt.
Rol management
Succesfactor nummer 1 is zichtbaar en actief sponsorship vanuit het management. Helaas leert ervaring dat
managers hun eigen rol bij implementaties onderschatten. Verandering leg je niet op, maar vraagt om ‘transformatie’ en ‘aanpassing’. Managers zijn onderdeel van het geheel en dienen het belang van de organisatie.
Zijn ze hier wel genoeg van doordrongen? Alsook van hun rol om de zachte kant hard te begeleiden onder meer door duidelijkheid te creëren en zelf duidelijk te zijn, knopen door te hakken en werknemers aan te spreken op hun gedrag.
De samen geformuleerde
succesfactoren versus de afbreukrisico’s, volgens groep I, &
veranderpijn en de noodzaak van communicatie, volgens groep II:
klik hier voor de co-creatie op papier
En hoe zit het met de rol van ICT?
- ICT heeft een dienende en sturende functie naar de gebruiker (=klant van ICT).
- Zou het niet beter zijn voor meer draagvlak en gedeelde verantwoordelijkheid als projectmanagement bij het management komt te liggen i.p.v. bij ICT?
- En is het niet mede de taak van de professionele ICT’er om management op te voeden en duidelijkheid te verschaffen? ICT is geen kostenpost maar een ruggegraat!
- Mede en/of eigen verantwoordelijkheid is iets waar je elkaar op mag en moet aanspreken: gebruikers, managers en ICT onderling. Voor verandering is deze opvoedende taak naar elkaar toe noodzakelijk, alsook om te vermijden dat je aapjes op je schouders neemt die niet van jou zijn.
En deze laatste (elkaar aanspreken op) is denk ik wel een hele cruciale. Zowel voor communicatie, verandering alsook het nemen van verantwoordelijkheid.
Alle deelnemers aan deze co-creatie, dank voor een geslaagde co-creatie alsook voor het enthousiast en respectvol gezamenlijk delen van ervaringen en meningen. Met plezier heb ik de sessies gefaciliteerd.
Bedankt!
Yael, voor spiegelen en sparren
Spiegel Seminars beogen te inspireren en uit te dagen om authenticiteit en thema's als duurzaamheid, meer menselijke maat en diversiteit authentiek in de praktijk te brengen.