Wind jij je wel eens op over vergaderen? De praatgrage collega’s? Het uitlopen? Het gebrek aan besluitvorming? Je bent niet alleen. We vergaderen dagelijks en toch zijn we er niet goed in. Alle adviezen van trainers, schrijvers en collegavergaderaars ten spijt. Hoe dat kan? Ze deugen niet. Sterker nog: veel gangbare adviezen zijn de oorzaak van ons vergaderleed! Keer ze om en vergaderen wordt een stuk aangenamer.

In deze serie draai ik zeven veelgehoorde ‘badvices’ om tot een advies waarmee je vergaderingen niet alleen productief en effectief maakt, maar vooral ook plezierig en inspirerend. Deze eerste post maakt direct korte metten met een van de meest hardnekkige ‘badvices’ over vergaderen:

Badvice 1: vergader alleen als het nodig is

Minder vergaderen is een veelgehoord advies. Degenen die dit opperen gaan ervan uit dat vergaderen een vorm van tijdverspilling is. Dat mensen die vergaderen, niet productief zijn. Alsof praten niet productief is.

Praten is juist vreselijk productief! Tijdens gesprekken vormen mensen hun ideeën, testen ze, scherpen ze aan. Door met elkaar te praten delen mensen hun inzichten en geven ze betekenis aan de wereld.

Of het nu om politiek gaat, of wetenschap. Werkpraat of kroegpraat. Een oplossing voor de hele wereldproblematiek, of voor een burenruzie. Praten levert altijd rijkere uitkomsten, betere ideeën en resultaten op, dan wanneer iemand in zijn eentje aan de slag gaat. Praten is wat ons in staat stelt om samen te werken en nieuwe dingen en realiteiten te creëren.

We praten dan ook voortdurend: aan de eettafel, op onze werkplek, bij de koffieautomaat, in de kroeg, in de auto, overal. Alleen in een vergaderruimte moet het ineens volgens procedures en hebben we een voorzitter nodig. Alsof we zelf niet in staat zijn om een gesprek in goede banen te leiden, de tijd in de gaten te houden en een verslag te maken.

Mijn tegenadvies luidt dan ook:

Vergader waar en wanneer je kunt.

Praat, overleg, communiceer. Deel je ideeën, vraag om feedback, werk samen, maak plannen. Roep mensen bij elkaar om – in groot verband, of in klein comité – mee te denken over jouw plannen.

De eerstvolgende keer dat je aan een nieuw project begint, wacht dan even met het uitwerken van de details en het verdelen van verantwoordelijkheden. Schiet niet direct in de actie, maar stuur eerst eens een open uitnodiging naar iedereen die het zou kunnen interesseren, om mee te denken. Het zal je verbazen wie er, naast de ‘usual suspects’, op komen dagen. En welke nieuwe ideeën zij meebrengen.

Maar sla je gesprekken niet dood met procedures en vergaderregels. Vertrouw er op dat mensen zelf de kennis en wijsheid in huis hebben om de gesprekken te voeren die er toe doen. En dat wordt dan ook het onderwerp van mijn volgende post, waarin ik het volgende waardeloze advies uit de wereld help.

Binnenkort: Badvice 2: zorg voor een voorzitter die de touwtjes stevig in handen heeft

Meer weten over effectief vergaderen en samenwerken? Stuur me een mail: lvdplaats@papillonconsultants.nl