Hoe eet je een olifant?
Jazeker, dit verhaal kan jou helpen met effectiever werken…

Stel, je bent ergens in Afrika en om verder te kunnen, dien je een olifant op te eten. Vraag niet waarom en kijk vooral niet naar de ethische kant van het verhaal maar ga even mee in die gedachte. Daar ligt hij dan voor je, helaas dood, en jij staat daar met je mes en vork in je handen. Wat nu te doen? Hieronder een aantal tips die je kunt toepassen om deze ogenschijnlijk onmogelijke taak te doen:

- Werk terug vanaf de deadline
Weet je wanneer de olifant op moet zijn? Dan is dat natuurlijk je deadline en die is vaak heilig. Reken dus vanaf die deadline (of beter: paar dagen er voor zodat je een buffer hebt) terug naar vandaag en plan activiteiten realistisch in per dag, stel daarbij haalbare doelen die af moeten. Zo heb je meteen overzicht en richting!

- Betrek er hongerige mensen bij
Vaak denk je dat je alles alleen dient te doen en het zelf moet bedenken. Dit is ten onrechte dus betrek er mensen uit je omgeving bij. In de metafoor staan hongerige mensen voor mensen die graag willen. Stel dat jij iets niet zo goed kan en iemand anders is er wel goed in en wil heel graag, betrek die er dan bij!

- Maak er een feestje van
Plezier zorgt er vaak voor dat zaken sneller gaan. Muziek tijdens het werk, zingen gedurende het lopen of gewoon lol maken met elkaar terwijl de werkzaamheden door gaan hebben een bewezen positief effect op de productiviteit. Zorg dus voor een leuke manier om de maaltijden te bereiden; de werkzaamheden te doen.

- Bewaar wat stukken in de vriezer voor later
Soms kan je gewoon niet alles doen en heeft niet alles prioriteit (daar kom ik later ook nog op terug). Dan is het handig wanneer je enkele stukken in de vriezer kunt doen; kunt bewaren tot later omdat ze er nu niet toe doen, niet urgent zijn en misschien zelfs wel minder belangrijk dan de andere zaken.

- Zoek goede recepten uit
Niet alles van de olifant is even makkelijk te eten maar zoals we vroeger al geleerd hebben: met een lepeltje suiker gaat het medicijn er zeker in! Dit houdt in makkelijke werkwijzen, goede standaarden en wellicht zelfs weten hoe je sneller en beter de taken kunt doen.

- Verwijder alle oneetbare delen
Oké, wanneer je echt de hele olifant moet opeten, dan is de laatste tip belangrijk. Met deze tip er maar vanuit gaan dat het alleen om het eetbare gaat en dan is het verstandig om de oneetbare te verwijderen. Misschien kan je zelfs een afnemer vinden voor de botten en het ivoor. Kijk dus heel goed wat je wel en niet moet doen.

- Besteed werk uit
Naast het betrekken van mensen of collega’s, kan het goed zijn dat je sommige zaken gewoon door een ander wilt laten doen. Zoek een goede en betrouwbare leverancier en onderhandel gunstige voorwaarden. Misschien kan je zelfs met gesloten beurzen iets regelen (ruilen tegen wat olifantenvlees of ivoor)

- Zorg voor goed gereedschap
Wanneer je daar blijft staan met je mes en vork wordt het een heel lang verhaal. Koop, huur of leen goed gereedschap om de klus goed en snel te klaren. Bedenk ook dat je het aan iemand met goed gereedschap kunt uitbesteden. Het is in ieder geval waar dat een goede voorbereiding het halve werk is.

- Maak een juiste volgorde van aanpak
Je zult eerst de huid moeten weghalen of opeten voordat je aan het rode vlees kunt beginnen. Zo zijn er in projecten ook zaken die een bepaalde volgorde hebben zodat het makkelijker werken is. Bekijk wat je eerst moet doen, wat daarna en wat daarna om zodoende effectief te werken en geen zaken dubbel te doen.

- Leer improviseren
Plannen maken en beginnen is een grote eerste stap. Het is helaas zo dat je niet alles kunt voorspellen en ondervangen dus sta open voor verandering. Leer om te improviseren: benader het probleem oplossingsgericht en betrek er anderen bij die vaak opvallende invalshoeken hebben. Zijn we weer bij tip 1.

Natuurlijk zal je niet zo snel voor de opgave staan die ik in de inleiding schetste alleen zie je maar al te vaak dat mensen bij de aanvang van het project (wat vaak de grote is van een olifant) verdrinken in de hoeveelheid. Bovenstaande tips kunnen helpen om overzicht te krijgen om het probleem, het traject of project effectiever aan te pakken. Aanbevolen literatuur is onder andere: ‘Prioriteiten’ van Stephen R. Covey.

Het idee voor het onderwerp van mijn blog kwam vorige week toen ik een vriend hielp met verbouwen. Hij had een (veel te) strakke deadline gesteld en wist eigenlijk niet zo goed waar hij aan begon. Door dat gebrek aan overzicht begon hij de hele verbouwing (het huis strippen en opbouwen van nok tot kruipruimte) als een olifant te zien die hij moest opeten. Hij deed maar wat hier en daar zonder structuur en doelen; van bijna alle bovenstaande tips heeft hij juist het tegenovergestelde gedaan... Als vrienden hebben wij toen ingegrepen en zijn met hem gaan zitten om te kijken wat er urgent en belangrijk was, wat er belangrijk en minder urgent was en dus wat wel en geen directe prioriteit had. Aan de hand daarvan hebben we nog wat tips toegepast en zijn we begonnen.

Het huis is nu al aardig op weg en volgende week gaat hij verhuizen (een project op zich maar daar is hij zich nu bewust van). Waarschijnlijk komt het ons allemaal wel herkenbaar voor dus wanneer je merkt dat iemand opkijkt tegen het opeten van een olifant, help hem of haar dan met deze tips. Nog beter: voeg tips toe of geef een reactie!

Time-management-wise gezien doen ze trouwens ook heel veel. Waar wil jij aan bijdragen en wat betekent dat voor je dagelijkse werkzaamheden? Daarover dan meer in mijn volgende blog.

Met een vriendelijke groet,

Gerben Willemse
06-42421005