Van wie is dat aapje op je schouder?

In mijn vorige blog “Hoe eet je een olifant” (http://www.mindz.com/blog?n=15645&l=64) ging het meer over de projectkant van problemen en uitdagingen waar je tegenaan kan lopen. In een van de reacties stond het volgende:

“In eerste instantie is het namelijk belangrijk om en goede (dus realistische) planning te maken zodat er een realistische levertijd op tafel komt. Helaas werkt dit in het leven van sales collega's niet altijd zo. Sales kijkt vaak te weinig naar engineering, documentatie, capaciteit van werknemers / subcontractors, betekenis van normen waar iets aan moet voldoen. Iets verkopen is 1 ding, maar alle beloftes waarmaken is wat anders.”

Je ziet het al; realistische planning worden vaak door collega’s in de war gestuurd omdat die vanuit hun belang en afdeling kijken (waar zij ook niets aan kunnen doen). Hierop wil ik graag doorgaan en daarbij gebruik maken van een andere dierenmetafoor: het aapje.

Iedereen heeft zaken te doen, belangrijke taken, een to-do-lijst en vele verantwoordelijkheden die het maken dat de dag best een beetje te kort lijkt op sommige momenten. Zaken die je direct kunt aanpakken, waar je ervaring mee hebt en die je zonder overleg kunt doen, gaan vaak het meest makkelijk. Voor de andere zaken kan jij je de toevlucht nemen in de prioriteitenmatrix die je zo mooi gemaakt hebt bij al je plannen. Maar zoals iemand anders in de reacties op de vorige blog zo mooi schreef: “Ook bij het verbouwen van een huis kom je zaken tegen waardoor jij je planning aan dient te passen”. Soms komt dat door zaken die je zelf doet, soms door zaken die onvoorzien waren en soms doordat je dient samen te werken met andere mensen.

Aapjes op je schouder zijn zaken die je nog moet doen en die tijd gaan kosten. Veel van die aapjes heb je zelf gekozen, sommige zijn verplicht en sommigen zijn helemaal niet van jou (maar heb je dus wel ergens geaccepteerd). En je weet hoe dat gaat met aapjes: in het begin lijken ze schattig en helemaal niet zoveel moeite om over te nemen. Alleen wat voeden, beetje aaien en klaar ben je. Totdat je er achter komt dat het even voeden langer duurt dan gedacht, dat het aapje toch wel heel veel aandacht vraagt en dat de simpele oplossingen niet voor handen zijn. Je zit er dan gewoon mee…

Een collega van mij stuurde een tijd terug een mailtje met op het oog een makkelijk aapje om over te nemen (zo presenteerde zij het ook): “Wil jij even die 5 opdrachtgevers nog bellen om hun wensen te inventariseren en om te kijken of er nog behoefte is aan die afstemdag? Hoeft echt niet lang te duren hoor” Voor ik het wist, had ik ‘ja’ teruggemaild en dus een aapje erbij op mijn schouder want waar moet ik eigenlijk de tijd vandaan halen in die drukke agenda die ik op dat moment had. Nou ja, dan tussen de bedrijven door maar bellen… Je raadt het al: veel contactpersonen waren er niet, belde niet terug en reageerde langzaam op mijn mail waardoor het veel meer tijd koste dan ik me had gerealiseerd. En voor degene die nu denken: “ja, dat had je wel eerder kunnen bedenken!” Die hebben gelijk! Maar zo gaat dat met aapjes want je doet graag wat voor een collega en je zegt niet zo snel nee merk je dan waardoor je meer aapjes hebt dan je in 24 uur kunt temmen.

Omdat aapjes hardnekkig zijn en soms zelfs ronduit irritant, hierbij de twee belangrijkste vragen die je aan de probleemeigenaar dient te vragen voordat jij het aapje überhaupt aanneemt:
- Ben ik degene die het moet doen? (Subvragen: Heb ik het probleem veroorzaakt? Heb ik de verantwoordelijkheden? Heb ik de tijd? Heeft de persoon zelf al zaken ondernomen?)
- Zo ja, dan de volgende vraag: moet het nu? (Subvragen: Kan ik het inplannen? Is er een deadline? Welke projecten hebben voorrang? Wie neemt er dan wat van mij over?)

Ook wanneer iemand van sales naar je toekomt, is het maar de vraag of jij zijn probleem overneemt of dat hij dan maar met de klant moet gaan praten over de te strakke planning die hij (of zij) gemaakt heeft. Het is namelijk wel erg makkelijk om ‘ja’ te zeggen richting de klant tegen problemen die jij niet hoeft op te lossen of om het nog strenger te zeggen: gebrek aan planning van jouw kant hoeft geen haast en stress van mijn kant te betekenen!

Kleine kanttekening: om alles voor de klant zo goed mogelijk te laten lopen (je wilt geen vertraging neem ik aan), kan je wel tijdelijk een aapje op je nemen om daarna in de nabespreking van het project aan te geven dat dit volgende keer niet meer zo gaat. Dat werkt goed preventief tegen ongewenste aapjes. De houding en vaardigheden die hieraan ten grondslag liggen hebben veel te maken met assertiviteit, zelfvertrouwen hebben en ook gewoon op een nette manier ‘nee’ kunnen zeggen. Natuurlijk helpt het heel erg wanneer leidinggevenden hierin steun geven!

Als laatste nog een leuke opdracht die ik ook wel eens (op een actieve manier) in trainingen gebruik: Geen JA geen NEE…
Stel je wilt niet volmondig JA zeggen tegen een collega maar ook niet botweg NEE. Wat zijn dan zinnen die je kunt maken die tussen die JA en die NEE passen. Voorbeelden:
“Stel dat ik geen tijd heb nu, wie zou jou verder kunnen helpen?”
“Ik ga nu deze meeting in, zullen we samen lunchen om te kijken of ik je kan helpen?”

Veel aapjes lopen rond in wat ze noemen “De dramadriehoek” tussen mensen die klagen en vinden dat anderen het moeten oplossen, mensen die zich altijd slachtoffer voelen van de omgeving waarvan ze dingen moeten doen en mensen die maar al te graag de ander uit de brand willen helpen en daardoor teveel doen. Deze drie rollen houden de aapjes wel bezig en voor je het weet, zit je er zelf middenin!

Hm, misschien een idee voor een volgende blog.
Mochten er andere suggesties zijn, dan hoor ik deze graag!

Met een vriendelijke groet,

Gerben Willemse


Stukje achtergrond:
‘Daar de aap leelijk en boosaardig is, lachwekkende bewegingen maakt, sterk op den mensch gelijkt en diens handeling gaarne nabootst (naäapt; fr. singer, hd. nachäffen; eng. to ape a p.), komt hij veel in vergelijkingen, spreekw. zegswijzen en spreekwoorden voor’; Ndl. Wdb. I, 526.
Waaronder ook: De aap op je schouder nemen (de verantwoording op je nemen)