Hij ligt voor me, de agenda voor 2010. Nog helemaal blanco, een onbeschreven blad. Wat een heerlijk gevoel, herken je dat? Het nieuwe jaar is een schone lei, bijna zonde om vol te kladderen met een hoop drukte. Vroeger had mijn nieuwe schoolagenda ook dat effect op me. Ik wacht nog even om de eerste afspraken in de nieuwe agenda te schrijven en geniet van het gevoel dat de mogelijkheden onbegrensd zijn.

Want voor je het weet, staat die agenda weer vol met standaardafspraken, plichtplegingen. Wordt je weer meegenomen in de dagelijkse sleur en ren je van de ene naar de andere afspraak.
Wat zijn jouw verwachtingen en voornemens voor het nieuwe jaar? Staat je agenda al weer vol gepland of geniet je nog even van je schone lei?

Vraag jezelf deze dagen eens af wat nu echt belangrijk voor je is. Aan wat of wie wil je je tijd het liefst besteden en lukt dat ook? Draagt wat je doet ook bij aan wat je wilt bereiken? Laat je je leiden door de agenda van anderen (= geleefd worden) of hou je er rekening mee (= leven)?

Ook op het werk kun je jezelf deze vraag stellen. Heb je genoeg tijd voor de taken die je energie geven of gaat er teveel tijd op aan zaken als je administratie, mail enzovoort.
Door je werk goed te organiseren en structureren kun je meer tijd overhouden voor de activiteiten waar je energie van krijgt. Maar hoe doe je dat? Ik geef je hieronder 5 tips om je op weg te helpen:

1. Overzicht
Maak een overzicht van al je taken (privé en zakelijk), hoe vaak je ze wilt doen en hoeveel tijd je er per keer aan besteedt. Denk behalve aan je kernactiviteit, administratie, post en e-mail ook aan je (online) marketing, je website bijhouden etc. Vergeet ook netwerken en verenigingen waar je lid van bent of vrijwilligerswerk voor doet niet. Kijk of je zaken kan delegeren of schrappen en doe dat dan ook.

2. Weekschema
Maak een weekschema met een basisindeling van je werkzaamheden. Bekijk op welke momenten je welke taken kunt/wilt doen. Sommige hebben misschien een vaste dag waarop je ze moet doen. Plan voor je vaste taken een vast moment. Begin bijv. iedere dag met een uur voor het lezen en beantwoorden van post en e-mail (en doe dat eind van de middag nog een keer) en het plegen van telefoontjes om zaken te regelen. Post (ook mail) verwerken is een van de meest onderschatte werkprocessen!
Kies momenten en werktijden die je zelf prettig vind. De een doet de administratie graag op vrijdagmiddag, een ander op maandagmorgen.

3. Hanteren
Is je schema af en naar je zin? Ga dan vanaf nu consequent volgens dat schema werken. Je hoeft niet je hele agenda om te gooien maar hanteer het schema voor nieuwe afspraken. Binnen een paar weken is je agenda dan helemaal naar jouw wens geordend. Blijkt na een tijdje dat het schema toch niet praktisch genoeg is, stel het dan bij.
Binnen je schema kun je flexibel zijn en natuurlijk kun je soms afwijken van je schema. Dat kun je zelf het beste inschatten aan de hand van je 'workload' op dat moment, de urgentie van de afspraak etc.

4. Wees duidelijk
Geef duidelijk aan wanneer je beschikbaar bent. Hecht net zoveel waarde aan afspraken met jezelf om de administratie te doen (er moet tenslotte ook geld binnenkomen) als aan een afspraak met iemand anders. Mijn ervaring is dat er veel meer mogelijk is dan je denkt. De eerste keren dat ik zei dat ik niet kon op een dag, vond ik heel spannend maar wonderbaarlijk genoeg bleek er dan altijd een alternatief te zijn dat iedereen schikte.

5. Verzamel
Verzamel post, mail etc. die bij een taak hoort in een mapje of postbakje (kan ook digitaal). Op die manier heb je alles wat je nodig hebt binnen handbereik op het moment dat je aan die taak begint. Urgente zaken kun je uiteraard direct afhandelen.

In het begin zal het echt even wennen zijn om volgens het schema te werken. Gun jezelf ook voldoende tijd om er aan te wennen. Ook je omgeving zal er aan moeten wennen. Hou dus vol!
Uiteindelijk zal je merken dat het schema je meer vrijheid geeft waardoor je meer energie hebt.

Coaching
Kom je er alleen niet uit en wil je graag coaching om je werk efficiënter te organiseren? Neem dan gerust contact met mij op voor meer informatie. Het intakegesprek is altijd vrijblijvend en gratis.