Hallo Walter,
Dat zijn lekkere concrete vragen. Gaaf om in 'het volgende stadium' te zijn! Ik had al even een tooltje naar Edgar gestuurd waarin je op basis van een aantal basisinstellingen:
-
een exploitatiebegroting kunt samenstellen voor de komende 3 jaar;
-
een investeringsbegroting kunt samenstellen.
De berekeningen worden gemaakt op basis van kengetallen van S2M Utrecht, aangevuld met een aantal variabelen die de resultaten beinvloeden (bijv. locatie, bestaand klantenbestand etc...). In het investeringsoverzicht kun je het aantal m2 per zaal globaal invullen en het systeem berekend dan (globaal!) het benodigde inventaris. De tool is in ontwikkeling maar je komt er al aardig mee op weg. Je kunt het
hier downloaden. Ik hoor graag je feedback!
Even wat reactie's op je vragen:
Hoeveel verhuurbare stoelen zou je normaal gesproken kunnen neerzetten;
Afhankelijk van de indeling van de ruimte, het aantal meetingrooms en de opstelling in de meetingroom schat ik dit met 1100 m2 (er vanuitgaande dat je circa 300m2 aan totaal publieke ruimtes hebt op circa 325 - 375 verhuurbare stoelen.
Hoeveel ruimtes zouden er kunnen worden ingericht?
Wederom afhankelijk van de inrichting van de locatie, maar hou rekening met circa 10-12 ruimtes. Hierbij ben ik uitgegaan van 1 grote zaal (tot circa 100-125 personen) en 2 zalen in tussenformaat (circa 20-30 personen) en 8 kleinere zalen (voor circa 12 personen). De gewenste indeling is afhankelijk van het type markt, maar aangezien jullie toch redelijk in lijn liggen met S2M Utrecht qua locatie en doelgroep denk ik dat dit echt het meest optimaal is. Een grotere zaal is echt wel noodzakelijk. Wij merken dat we veel buzz krijgen rondom wat grotere events, terwijl het volume in bookingen toch de wat kleinere groepen zijn. Ook belangrijk om over na te denken is de opstelling in de zalen. Deze dient aan te sluiten (en op termijn geoptimaliseerd te worden) op de vraag. Hiermee zorg je ervoor dat je geen tot weinig zalenzetters nodig hebt. Je maakt de zaal boekbaar 'as it is....'.
Heb je een basisinventarisatie van spullen die nodig zijn voor de vergaderruimtes?
Zie hiervoor ook het
investeringsoverzicht, maar in grote lijnen:
-
Tafels;
-
Stoelen;
-
Verlichting (denk aan een slim verlichtingsplan en dimbaar bij het scherm);
-
Blindering / raamdecoratie
-
Projectiescherm;
-
Beamer;
-
2 flipovers
-
Ophangsysteem (voor flipovervellen);
-
Decoratie
Hoe groot zou de community area ongeveer kunnen zijn?
Met 1100 m2 schat ik de publieke ruimtes in totaal (gangen, toiletten en lounge/community area) op circa 400 m2.
Hoe groot zou de ruimte voor de keuken en aanverwanten moeten zijn?
Op basis van de grootte van de locatie en de keuze om de catering uit te besteden (slim!) heb je niet echt veel keukenruimte nodig. Ik schat dit op circa 40m2 en wat opslagruimte. Zorg wel voor voldoende koelingen!
Wie heeft gezorgd voor de inrichting van de keuken (wie heeft het betaald?)
In ons geval hebben wij dit zelf betaald maar hierover vallen vast goede afspraken te maken. Om langlopende contracten te vermijden (en dat adviseer ik zeker!) is het wellicht toch interessanter om dit zelf te organiseren. Aangezien de apparatuur niet de hele dag 100% gebruikt wordt is wellicht tweedehands een goede keuze.
Wat is het makkelijkste om te doen: de cateraar de vrije hand geven om de keuken in te richten, of dit toch zelf c.q. door een adviserende partij te laten doen?
Ik zou de catering in elk geval laten meepraten/kijken en er is vast wel een expert te vinden in het netwerk die even met je mee wil kijken.
Op welke manieren deelt de cateraar bij julle mee in de omzet?
Heel transparant; 50% van de F&B omzet gaat naar de cateraar. Dit is inclusief servies, personeel, afwas, etc. All-in dus. Uberhaubt hebben we in de meeste samenwerkingsovereenkomsten vaste fee's afgesproken. Helder, geen hassle en een urgentie bij in dit geval de cateraar om goed werk af te leveren. Daarnaast heb je als erg geen omzet is ook geen kosten.
Heb je de beschikking over het wensenlijstje dat jullie hebben gebruikt om de cateraar te selecteren?
Bij S2M Utrecht wordt de catering verzorgd door Meeting Plaza (ook van ons). Maar we hebben wel in andere vestigingen met externe cateraars gewerkt. Daar ga ik even achteraan, maar denk in elk geval:
-
bereid zijn om in een nieuw concept mee te 'pionieren';
-
bij voorkeur de locale economie ondersteunend;
-
denk aan Fairtrade / sustainability
Ik ga ook nog even wat extra input halen voor je bij een aantal experts hier, maar volgens mij kun je alvast uit de voeten hiermee :-).