Outsourcing / Offshoring
van
financiële administraties
(de boekhoudoplossing voor de Kleine Ondernemer)


Een White Paper door:
Piet van Heiningen
medeoprichter en –eigenaar van
@minsupport bv (www.ad-support.nl)
@mincount bv (www.ad-count.nl)
17 december 2009

Inhoud

0. Inhoud
1. Inleiding
2. Doel / Uitdaging
3. Marktbeschrijving
4. Een oplossing
5. The @min-solution
6. Tenslotte

1. Inleiding

Het aantal kleine ondernemers, met name ZZPers (Zelfstandigen Zonder Personeel), is al een paar jaar explosief aan het groeien. In het kader van dit document wil ik de doelgroep wat breder trekken. Vandaar dat ik “de kleine ondernemer” als doelgroep adresseer. Ik zie een kleine ondernemer typisch als een onderneming waar maximaal tien (10) mensen actief zijn. Dit kan een mix zijn van (zelfstandige) medevennoten en van medewerkers (al dan niet in deeltijd).

Uitgangspunt in dit document is, dat er op dit moment ca. één miljoen kleine ondernemers zijn in Nederland; wellicht meer. Rond de eeuwwisseling haalden we bij lange na niet de helft.
Is Nederland ineens veel ondernemender geworden?
Nou en of! Er is hier duidelijk sprake van een trendbreuk: De Nederlander genoot altijd van zijn vaste betrekking en schuilde maar al te graag in de geborgenheid die de werkgever bood. Dat veranderde al voor het millennium. Ineens kon je bijvoorbeeld als medewerker van een bank ontslagen worden, stootten grote ondernemingen als Philips, KLM en PTT duizenden arbeidsplaatsen af. Dat was daarvoor ondenkbaar. Bij dergelijke bedrijven had je nog niet zo lang geleden een job-for-live. Je kreeg er zelfs een lintje of een horloge voor. Ineens waren die zekerheden weg; zelfs ambtenaren ontkwamen niet aan het “mes van de uitdunning”.
Velen voelden het aan den lijve en/of begrepen dat je niet langer meer voor je inkomen kon vertrouwen op de continuïteit van het bedrijf waar je een vaste baan had. Dus besloten veel mensen dat het eigenlijk veel verstandiger was dat je op jezelf ging vertrouwen. Vanuit die gedachte richtte men al dan niet gedwongen een eigen onderneming op, waar men veelal de eigen expertise in de etalage legde. Dat deed het aantal één- en meer-pitters ongekend groeien. Met de impact van de kredietcrisis ontwikkelde deze trend zich tot een ware hoos.

Daar is niets mis mee overigens. We verzetten de bakens en gaan de volgende fase in. Flexibiliteit heet dat. Prima!
Elke verandering heeft echter altijd consequenties. Met name als het gaat om de “niet-kernactiviteiten” ontstonden er door deze schaalverkleining ineens grote problemen; of beter: uitdagingen. De kleine ondernemer kan zich namelijk niet diverse specialistische afdelingen permitteren, die zich louter bezighouden met “ondersteunende taken”. Nee, de brave borst is terug geworpen op zichzelf: “John the Plumber die alles zelf kan”.

Helaas, niemand is van alle markten thuis. Op dat punt dreigt de hogesnelheids-ZZP-trein uit de rails te lopen. Met name als we bijvoorbeeld eens focussen op de financiële administratie (de Boekhouding). Bedenk: hoe groot of hoe klein een onderneming ook is, het op orde houden van deze administratie is een absolute voorwaarde. Dus is deze niet op orde, dan loopt het fout. Sterker nog: van alle startende bedrijven die binnen twee à drie jaar omvallen komt dat in meer dan de helft van de gevallen niet door het leveren van een slechte dienst, product of service, maar door de administratieve achterstand of zelfs chaos, die er bij die startende ondernemingen heerste.

Nu zijn er twee soorten mensen: zij die van boekhouden houden en zij die er absoluut niets van willen weten. De eerste groep gaat dat vak in. Ik vertel u niets nieuws als ik u meld dat de tweede groep verreweg de allergrootste is. Dus in de praktijk zien we dat de startende ondernemer steeds vol goede moed, flexibel als hij/zij is, zelf met de boekhouding aan de slag gaat. Een budget van ca. € 2000,- (excl. BTW) per jaar voor het uitbesteden is namelijk veelal te veel voor een éénpitter. Dus doen we het zelf. Maar als je ergens een absolute afkeer van hebt, dan geef je het maar al te gemakkelijk een lagere / te lage prioriteit. Dan verslonst de boel; met alle gevolgen van dien.

2. Doel / Uitdaging

Gelukkig zijn er dan ook weer de entrepreneurs die “business ruiken” en voor deze nieuwe doelgroep passende oplossingen bedenken; zeg maar “betaalbare” oplossingen.
Dat waren de leveranciers van boekhoudsoftware zelf. Daar bedacht men eerst het kleine boekhoudpakket voor de kleine ondernemer en vervolgens het boekhoudpakket op het internet (Online boekhouden) . De licenties vlogen over de toonbank.
Inderdaad werd er duidelijk een mooie stap gemaakt kijkend naar het kostenvraagstuk.
Maar, boekhouden is een vak. Daar moet je voor geleerd hebben; net als voor bijvoorbeeld elektricien. Gelukkig gaat iets verkeerd boeken niet gepaard met steekvlammen, maar de schade kan wel degelijk heel groot zijn. Nog vervelender, de noeste ondernemer heeft vaak niet eens in de gaten dat er zaken fout geboekt worden. Men zou zelfs willen dat deze thuisklusser bij een foutje met een (kleine) steekvlam gealarmeerd werd.

De beroepsgroep van accountants en administrateurs bedacht toen een hybride oplossing: “zelf boekhouden met een wakend oog van de expert”. Geniaal!
Alleen ging heel veel van dit moois verloren als de ondernemer te veel foutjes maakte, welke de expert vervolgens (tegen een traditioneel uurtarief) weer moest rechttrekken. Resultaat: veel extra tijd (in eigen tijd) met een relatief te klein financieel voordeel.

Maar goed, programma’s werden veel slimmer, met diverse slimme technische hulpjes, zodat fouten beter vermeden werden. Toch zien we in de praktijk dat het bijhouden van de boekhouding er desondanks op een gegeven moment maar al te vaak bij inschiet.

De waarheid is: Als je niet kan of wilt boekhouden, moet je het ook niet doen!
Alleen ligt hier een vervelende drempel: financiële experts zijn dure mensen. En dat blijft ook nog wel even zo, omdat er te weinig van zijn. Immers, de groep die boekhouden leuk vindt is vele malen kleiner dan de groep die boekhouden vreselijk vindt.

Bottom line: de uurprijs is het struikelblok dat in de weg ligt naar een echte oplossing voor de kleine ondernemer.

3. Marktbeschrijving

Is dit onderwerp de inspanning waard? Nou, over de omvang van de markt kunnen we heel kort zijn: die is gigantisch!
Zoals gesteld; er zijn zeker één miljoen kleine ondernemingen in Nederland. Die hebben gemiddeld per onderneming twee (2) administraties. Wellicht zijn dat er meer per ondernemer. We praten ten minste over twee miljoen administraties. Laten we eens uitgaan van een relatief (te) lage gemiddelde jaarprijs voor het bijhouden van een administratie: € 1.200,-. Dat betekent dat die markt een waarde heeft van meer dan € 2,4 miljard per jaar. Als de gemiddelde kosten per administratie terug kunnen worden gebracht naar zo’n € 900,- per jaar dan slinkt dat bedrag naar € 1,8 miljard per jaar. Ofwel een landelijke besparing van € 600 miljoen voor de kleine ondernemer. Meer dan de moeite waard dus.

Vraag is alleen, hoe realiseer je een werkelijke oplossing (voor de kleine ondernemer)?


4. Een oplossing

Ik zal eerlijk zijn, ik had deze paragraaf initieel de naam gegeven: De Oplossing. Want zo voelt het wel. Maar enige bescheidenheid is wellicht op zijn plaats. Bovendien zijn er op dit moment twee routes van oplossingen:
1. Automatiseer de (dure) uren zo veel mogelijk weg. Met andere woorden, ontwikkel de elektronische boekhouder.
2. Verlaag de kostprijs van het boekhouden door uitbesteding naar lage-lonen-landen; dat heet offshoring.

Voor de eerstgenoemde aanpak hebben we nooit gekozen. Overigens niet omdat we er niet in geloven. Alleen de ontwikkeling van een even betrouwbare elektronische boekhouder als een echte boekhouder zijn meer dan fors. Over dat budget beschikten we nu eenmaal niet.

Wij kozen voor de tweede oplossing: Offshoring. Dat dit ook niet eenvoudig is zal ik u zo meteen uitleggen. Maar wat vastgesteld moet worden is dat we inmiddels een uiterst betrouwbare én betaalbare oplossing operationeel hebben voor met name die kleine ondernemer. Dat staat!

Wij denken dat na verloop van tijd de genoemde oplossingstypen 1 en 2 zullen integreren. Beide oplossingen hebben expliciete voordelen.

Maar goed; nu onze aanpak: Als wij tegenwoordig aan offshoring denken, dan gaat ieders gedachte al snel uit naar landen als India, China, Thailand, enz. Bij ons dus ook.
Ik zal u het hele verhaal besparen. Het werkt in die landen niet. Niet omdat de mensen niet kundig zijn, niet hard genoeg werken of het niet willen leren. En zeker niet omdat de infrastructuur niet beschikbaar is. Daar struikelt de zaak niet over. Het probleem zit vooral in de taal. Je moet echt goed Nederlands kunnen spreken en lezen wil je kunnen boekhouden voor bedrijven in Nederland. Bovendien is het Anglo-Amerikaanse systeem van boekhouden dat in die landen wordt gehanteerd bepaald anders dan wij gewend zijn. Ondanks alle pogingen (en niet alleen door ons) moesten we dit traject in deze richting staken.
Uiteraard hebben we ook naar Zuid-Afrika gekeken. Maar het Afrikaans is bepaald afwijkend van het Nederlands en de boekhoudsystematiek is ook daar Engels. Dus daar hebben we ons spaargeld maar niet aan gewaagd.

Toen meldde de oplossing zich zelf aan: Het was ergens in de tweede helft van 2007 toen een goede kennis van mij tegen me zij: “Piet, jongen; ik ga terug”. Ik kan me nog herinneren dat ik Tjander wat glazig aankeek. Hij heeft in het Rotterdamse een goed draaiend accountantskantoor en omdat nu achter te laten omdat de geboortegrond trekt leek mij voor een AA-Accountant niet helemaal realistisch.
Maar nee; hij hief zijn kantoor in Rotterdam helemaal niet op. Alleen zette hij nu ook een kantoor in Suriname op en liet het gewone handwerk (zeg maar de gegevensinvoer) daar uitvoeren. Suriname hing inmiddels via een glaskabel aan het internet, dus wie hield hem tegen.
Nou wij natuurlijk niet, maar het heeft even geduurd voordat we ineens de Suriname route als oplossing onderkenden; en het kwartje bij ons viel:

1. Suriname was na de Binnenlandse Oorlog zo goed als bankroet. Maar in de laatste 5 jaar wist het land zich verrassend snel te herstellen. Er wordt heel hard gewerkt in dat land.
2. Ja, Suriname is nog steeds duidelijk een ontwikkelingsland. Maar het heeft een opleidingsniveau dat voor een dergelijk land ongekend goed is. Suriname kent nog die goede scholen van vóór de Mamoetwet (als u dat wat zegt). Je kunt in Suriname je MULO nog halen. Een top-opleiding!!
3. Er wonen in Nederland zo’n kleine 500.000 mensen van Surinaamse afkomst. Dat is evenveel als er in Suriname zelf wonen. De familiebanden zijn nog heel sterk. Een Nederlander van Surinaamse afkomst gaat het liefste met vakantie naar Suriname.
Een gevolg is dat het gesproken Nederlands in Suriname meemigreert met het Nederlands dat wij hier bezigen. Mogelijk weet u het niet, maar de officiële taal in Suriname is Nederlands. Tot diep in de binnenlanden. Kortom; de taal is geen issue.
4. De wetgeving stamt deels nog uit de tijd dat Nederland daar de scepter zwaaide. Stap voor stap vernieuwt men de wetgeving. Uitgangspunt is steeds de Nederlandse wetgeving. Zo komt er (volgend jaar) een nieuwe wetgeving m.b.t. Burgerlijk Recht en ook die is een afgeleide van onze huidige wetgeving. Definitie en Implementatie gebeurt met advies vanuit Nederland.
5. De boekhoudsystematiek is ook gewoon Nederlands. Men gebruikt in Suriname dan ook dezelfde boekhoudpakketten als in Nederland. Alleen BTW kent men niet.
6. Een AA-Accountant en een RA-Accountant in Suriname hebben exact dezelfde opleiding genoten als hun collega’s in Nederland. Nota bene, zij doen dit onder het waakzaam oog van respectievelijk de NOVAA en de NIVRA. Hollandser kan het niet.
7. En inderdaad, Suriname kent al een paar jaar een glas/zeekabel. Nog wat minimaal, maar in april volgend jaar komt een tweede (veel grotere) kabel aan land en is er meer dan genoeg bandbreedte beschikbaar.

Last but not least: de salarissen zijn veel lager dan in Nederland; dat geldt ook voor goed opgeleide mensen. Omdat de werkgelegenheid meer dan te wensen over laat, is er (voorlopig) genoeg goed geschoolde menskracht ter beschikking.

Onze onderneming is na anderhalf jaar inmiddels in wat wij noemen de tweede fase aanbeland (we hebben net een groot nieuw kantoor betrokken) en willen vaststellen, dat de keuze voor Suriname operationeel gezien ons zeer goed bevalt.
Ook moet vermeld worden, dat het zaken doen in Suriname compleet anders kan zijn dan wij gewend waren. Vrienden en goede adviseurs/begeleiders zijn essentieel.


5. The @min-solution

Door al ons voorwerk wisten we inmiddels dat deze online dienst alleen maar werkt, als je het de ondernemer heel gemakkelijk maakt. Basis is, dat de zogenaamde brondocumenten (facturen, bonnetjes, bankafschriften, etc.) worden gescand en in een Elektronisch Documenten Dossier (EDD) worden geplaatst.
Hoewel het zeer goed mogelijk is om met name Bankafschriften direct de boekhouding in te schieten, hebben we dat voorlopig nog niet gedaan. We zien toch nog veel fout gaan, omdat het juist boeken afhankelijk is van de omschrijving die hoort bij de overschrijving. Met name waar dit handmatig is gedaan, zien we problemen. We zijn zelfs al in staat de gescande documenten geautomatiseerd te verwerken. Maar omdat er geen standaard factuur bestaat zien we veel te veel fout gaan en passen we die techniek (nog) niet toe.
We krijgen vaak nieuwe klanten die ons vragen nog heel 2008 en 2009 te doen. De achterstand is bij menig kleine ondernemer soms bijna dramatisch. Kortom wij krijgen maar al te vaak hun hele doos of dikke enveloppe met bonnetjes etc. plus een incomplete ordner. Dat werkt niet. Als je dat in scant krijg je wat men noemt: garbage in garbage out. Het boeken wordt dan veel te tijdrovend en dus veel te kostbaar. Bovendien wordt pas tijdens het boeken gezien dat er van alles mist, waardoor de boel nog grotere vertraging oploopt met alle kosten van dien.
Dat moest dus anders.

Het ei van Columbus bleek heel simpel: Een ordner gevuld met een slimme set van tabbladen:
1 tot en met 12 voor de maanden van het jaar en per maand z.g. voorloopbladen op basis van de dagboeken: Verkoop, Inkoop, etc. We hebben een programma waarmee we die inhoud produceren. Elke klant krijgt elk jaar zo’n ordner van ons.
Met die ordner leveren we trouwens een zeer belangrijke toegevoegde waarde aan onze klanten:
de meeste startende ondernemers hebben nl. van tevoren geen enkel idee hoe je alle bonnen, facturen, etc. zou moeten bewaren. Dus heeft men veelal een la waar al die papieren in worden gemikt. Die la wordt dan een steeds groter bedreiging: Veel ondernemers durven op een gegeven moment eigenlijk niet eens meer in die la te kijken. Met alle ellende van dien: aanmaningen, boetes, etc.
Door de ordner (met tabbladen) is het ineens heel makkelijk om de boel wél op orde te houden en is het heel gemakkelijk te bewaken wat de ondernemer nog moet ontvangen, dan wel moet betalen. De kracht van deze oplossing zit hem overigens in zijn eenvoud. Het credo is: doe de factuur of bon eerst in de ordner en kijk dan pas wat je er mee gaat doen.

Maar goed, als de klant zijn spullen keurig geordend heeft, wordt gestructureerd scannen een peulenschil. We kunnen het scannen dan ook laten uitvoeren door de klant zelf. Dat willen we natuurlijk ook. We pushen de klant middels maandelijkse e-mails om voor het einde van de eerste week van een maand de documenten van de vorige maand ingescand te hebben.
Dit heeft veel voordelen:
1. De aantal te scannen documenten is dan relatief klein waardoor het scannen weinig tijd kost.
2. Als er een document ontbreekt weten we dat vroeg in het traject en is de kans dat het wordt teruggevonden door de klant nog tamelijk groot
3. We kunnen (en daar streven we ook naar) voor het einde van een maand de vorige maand hebben geboekt. Voor de klant is de boekhouding dus steeds helemaal bij en wij hebben weinig pieken in de verwerking. Dit is met name belangrijk met het oog op de BTW-aangiftes, die we ook voor de klant doen.
4. Kassabonnetjes zijn na een jaar vaak zo goed als onleesbaar. Dit geldt trouwens voor elk document dat met een matrixprinter afgedrukt is. Dus scant men ze op tijd, dan is dat probleem opgelost.


Een andere complicatie is, dat bij uitbesteding van de boekhouding de klant op een gegeven moment geen beeld meer heeft van hoe hij of zij er financieel voor staat. Dat moet natuurlijk niet. Per klant produceren wij derhalve elk kwartaal een tussentijdse rapportage die op hoofdlijnen aangeeft wat het resultaat is wat betreft winst en verlies, debiteuren en crediteuren stand, etc. We zijn daarin overigens nog met ontwikkelingen bezig. Het liefste willen we de klant een “ dashboard” aanbieden, die in één oogopslag laat zien wat de status is.

Uitbesteden naar lage-lonen-landen is mooi, maar niemand wil (wij ook niet) dat de kans bestaat dat een administratie aldaar kwijt raakt of “op straat komt te liggen”. Dus is onze systeemaanpak zodanig, dat er NIETS naar Suriname gaat! Alle informatie: EDD én boekhouding blijven in Nederland. Die informatie is online- en goed beveiligd opgeslagen in twee datacentra in Nederland op verschillende locaties. Dus met betrekking tot de verantwoordelijkheden geldt gewoon het Nederlandse recht.
De verwerking van de gescande documenten vindt plaats vanuit Suriname: de medewerker in Suriname werkt namelijk op een PC met twee schermen. Op het ene scherm ziet hij/zij (meestal een zij trouwens) de inhoud van het EDD. Op het andere scherm de boekhouding: een paperless desk.

Op dit punt aangekomen is het wellicht ook goed te melden, dat we in Suriname werken met twee accountants. Natuurlijk is Tjander Ramdajal daar één van. De andere accountant heet Hans Girjasing. Beiden zijn zoals gezegd AA-accountants, hebben of hadden een kantoor in Nederland en werken ook volgens de procedures zoals de NOVAA die voorstaat; bijvoorbeeld de strikte scheiding tussen boeken en controleren. Door deze aanpak hebben we ons ook verzekerd van inhoudelijk correcte verwerking.

In het kader van het doel van dit document wil ik me wat betreft de beschrijving hier beperken tot nog één ander belangrijk item: elk gescand document in het EDD wordt automatisch voorzien van een unieke code. Bij het boeken wordt die code ook altijd meegenomen in de omschrijving bij de betreffende boekingsregel. Dit is belangrijk, om vanuit een boekingsregel in de boekhouding het bijbehorende brondocument in het EDD terug te vinden.
Deze aanpak is essentieel. We kunnen daardoor theoretisch in elk boekhoudpakket werken dat online te benaderen is. Dat moet ook wel, want daardoor kunnen we (als onderaannemer) werken voor vrijwel elk accountantskantoor dan wel administratiekantoor. Hebben wij een rechtstreeks contract met de klant, dan werken we bij voorkeur in één boekhoudomgeving. Maar dat hoeft dus niet.

Als we werken met een accountantskantoor doen wij meestal alleen het boekhoudwerk en de BTW-aangifte. Het jaarwerk blijft bij het accountantskantoor. Als we rechtstreeks werken, doen we dus ook het jaarwerk. Daarvoor werken we inmiddels samen met met ondermeer: JURR financieel netwerk en B&B accountants die op hun beurt weer in Suriname samenwerken met de fiscalist/jurist Eugene Lakhisaran . Tjander, Hans en Eugene kennen elkaar heel goed.

Wat inmiddels wel duidelijk zal zijn, is dat de hele aanpak sterk kwaliteitsgedreven is!


5. Tenslotte

Voor degene die meer wil weten over deze dienst of wellicht interesse hebben hier gebruik van te maken het volgende:

We hebben twee kanalen zoals reeds gemeld:

1. een direct kanaal (voor de kleine ondernemer)

@mincount b.v.: www.ad-count.nl adres: Derkinderenlaan 13, 1251 EK te Laren NH
telefoon: 020-7884130 email: info@mincount.nl

en

2. een indirect kanaal (voor intermediairs: accountants- en administratiekantoren, maar ook koepels)

@minsupport b.v.: www.ad-support.nl adres: Derkinderenlaan 13, 1251 EK te Laren NH
telefoon: 020-7884130 email: info@minsupport.nl


Beide bedrijven zijn opgericht en worden gemanaged door:
Jeffrey van Eck
Ron Slappendel
Piet van Heiningen