In de eerste van hopelijk een lange reeks beschrijvingen van afdelingen binnen Meeting Masters, nemen wij (Diane, Sandra, Jeroen, Loes, Felix) de eerste stap om inzichtelijk te maken wat ons dagelijks bezig houdt, en waarom wij het zo leuk vinden om de hele dag aan de telefoon te hangen:)

Een aantal maanden geleden hebben we ervoor gekozen centraal in Maarssen alle reserveringen en communicatie te gaan verzorgen, zodat we precies weten wat waar gebeurt. We leren elke dag nog steeds veel als team, en proberen onszelf constant te verbeteren aangezien onze input wordt vertaald door de operatie.

Telefonisch en mail contact
Dagelijks onderhouden we veel contact met al ons stakeholders via telefoon, email, twitter etc. Het gaat hier over invullingen van reserveringen, het aannemen van nieuwe reserveringen, voorbereidingen op dagen met medewerkers en bijvoorbeeld GEOS. We proberen hier altijd een stap verder te gaan, en in deze gesprekken met gasten te ontdekken wat ze nu echt doen/leuk vinden/hoe we verder kunnen samenwerken behalve alleen een zaal verhuren.

Online ondersteunen
Via de websites seats2meet.com, meetingmasters.nl, meetingplazautrecht.nl en meetingplazamaarssen.nl zijn alle locaties direct boekbaar. We proberen vooral voor kleinere bijeenkomsten de gasten dit zo veel mogelijk zelf te laten doen, evenals het doorvoeren van aanpassingen. Hierbij hebben veel gasten nog hulp nodig, en we komen hier en daar nog wel eens een fout tegen. Dan hangen we direct met Cyberdigma aan de lijn om dit constant te verbeteren.

Controleren SCIM
SCIM is ideaal, en iedereen kent het. Voor een geslaagde bijeenkomst is het cruciaal dat iedereen alle informatie kan zien, en dat alle informatie ook klopt! We zorgen er voor dat we dit zo goed doen, en controleren elkaar hier ook in. Door te communiceren met de vloer komen we er steeds meer achter wat wij kunnen verbeteren in deze voorbereidingen van een bijeenkomst. Als jullie hierin nog tips hebben, we zijn altijd bereikbaar!

Verkopen
En natuurlijk een van de leukste onderdelen, het aangaan van de nieuwe samenwerkingen en nieuwe bijeenkomsten. Het opstellen van de juiste prijzen, het invullen van de leuke aparte bijeenkomsten en het leren beter leren kennen van bestaande en nieuwe relaties.

Communicatie
Fouten opsporen en oplossen
Er wordt binnen onze bedrijven elke dag ontzettend veel gecommuniceerd. Van Commerciele afdelingen naar operatie, bij ons intern, in de vestigingen intern, tussen de locaties zelf, met leveranciers, met gasten etc etc etc. Deze communicatie kan altijd sneller en beter. We zijn constant op zoek naar manieren om deze communicatie zo goed mogelijk te laten verlopen. Leuk voorbeeld is dat GEOS nu vaker contact opneemt met gasten betreft wensen, zodat wij de wensen niet verkeerd kunnen vertalen.

Websites
De website liggen constant onder de loep, worden vaak geupdate en ook veel getest. We doorlopen trajecten met boekers en zorgen ervoor dat alle informatie op de websites zo goed mogelijk up to date is. We kunnen precies zien wie wat doet op de website. Zo proberen we altijd het aantal boekingen te verhogen, en de informatie op de website zo duidelijk mogelijk te maken. Ook proberen we de websites zo in te richten dat ze nieuwe openingen bieden om in contact te komen met boekers en gasten, bijvoorbeeld via twitter op seats2meet.com

Kwaliteit waarborgen
We proberen altijd te controleren of bijeenkomsten goed verlopen, en kijken vaak met de operatie mee wat we kunnen verbeteren aan onze werkzaamheden zodat bijeenkomsten nog beter verlopen. Veel feedback van boekers en gasten (direct en via meetingreviews.com) verwerken we direct, en sturen we door naar iedereen die hiervan kan leren. We denken graag mee met de vestigingen, over hoe we constant onze kwaliteit kunnen verbeteren!

Samenwerking verbeteren
Een van de belangrijkste punten is het verbeteren van de samenwerkingen binnen de bedrijven. We kunnen niet alles zelf, en zijn blij dat we steeds meer hulp krijgen in het nabellen van de week, het voorbereiden van bijeenkomsten en het verwerken van feedback. Dit willen we nog veel meer gaan doen, zodat iedereen ten alle tijden weet wat waar gebeurt!

Dat is in een notendop wat wij doen. Welke afdeling horen we volgende week langskomen???