Bij Seats2meet.com merken we een toename in de vraag naar een nieuwe samenwerking tussen onszelf, onze boekers en andere stakeholders. Waardebepaling achteraf staat hierin centraal, wat een grote verandering in de relatie en samenwerking betekend. Waar we tot nu toe de financiele waarde van workshops, traningen, vergaderingen, congressen, ontmoetingen of andere bijeenkomsten van te voren bepaalden, ontstaat er een duidelijke vraag om dit juist vast te stellen na afloop van een bijeenkomst.

Voor Seats2meet.com houdt dit in dat we deze bijeenkomsten optimaal moeten faciliteren. Doen we dit niet, dan lopen we niet enkel het gevaar dat de relatie met onze gasten verslechterd, maar ook nog eens het directe risico op een verkleinde omzet. Andersom betekend dit natuurlijk dat een goed verlopen bijeenkomst juist een sterkere basis voor een relatie en gezonde omzet wordt.

Juliette (@jrf_nl) was op zoek naar een locatie om haar 'Workshop Belastingen en Bedrijfsadministratie' te verzorgen, en is een bekende bij Seats2meet.com. In haar verzoek gaf Juliette aan de bijeenkomst op basis van WBA te willen verzorgen, waarop ik enthousiast reageerde. Ik was toevallig net op zoek naar een testcase. Na me te hebben verdiept in Waardebepaling Achteraf, was ik erg benieuwd naar de reacties van deelnemers en natuurlijk de uitkomsten van een dergelijke waardebepaling. En zo kwam het dat we op 30 December jl. een workshop met 6 deelnemers en 1 trainer hebben verzorgd. Ik beschrijf hieronder graag het proces en de uitkomsten van deze testcase.

De introductie

Het veld WBA kent een grote hoeveelheid theoretische kennis, en ook een paar waardevolle onderzoeken. Uit deze informatie kwam de naar voren dat de inleiding van een WBA traject cruciaal is voor het wel of niet slagen van het traject. Vooral de kaderstelling is hierin belangrijk. Geef je wel of niet een min/max bedrag aan? Vraag je een flat-fee? Worden onderdelen apart bepaald, of gezamelijk? Innen we dmv. individuele gesprekken of zetten we een grote pot neer? En wie int dan welk deel van de uiteindelijk bepaalde waarde?
Voor deze testcase hebben we de het volgende kader gesteld binnen de groep.

"Voorafgaande deze workshop is een mail verstuurd waarin is aangegeven dat de bijeenkomst op basis van WBA zou worden verrekend. Allereerst zit Seat2meet.com vast aan een een aantal kosten die of reeds zijn voldaan, of verplicht zijn. Deze kosten zijn tevens niet altijd variabel, waar WBA dit wel is. Denk aan kosten als Huur, lonen medewerkers, onderhoud, eten & drinken inkoop, electra etc.etc. Hiervoor is een vast bedrag ingesteld per deelnemer.
Hiernaast is er geen kader gesteld. Geen max/min bedrag. We wilden bereiken dat de deelnemer absoluut geen referentiekader had uit de wereld van het Waardebepalen vooraf. Met die kaderstelling bereik je nooit de daadwerkelijk bepaalde waarde gebaseerd op de bijeenkomst, dus los van marge's die bedrijven vaststellen.
De waarde van de workshop en de faciliterende locatie werden apart bepaald, zodat we duidelijk inzicht kregen in de bepaling van deze waardes."

De uitkomsten en reacties

Persoon 1
Uitleg: "Het was een goeie dag, goede service door medewerkers. Cursus was ook goed, maar heb dingen gemist. Dus.. € xx,-* vind ik te weinig, en € xy,- eigenlijk ook."
>> (xy is het bedrag dat is gegeven). Deze deelnemer is uitgegaan van een bepaald totaalbedrag voor de cursus, waarin de verdeelsleutel locatie/organisator gebaseerd was op het bedrag dat de organisator zou moeten verdienen'.
Persoon 2
Uitleg: "Ik heb absoluut geen referentiekader, en hoop dat ik met dit bedrag niemand beledig".
Persoon 3
Uitleg: "Wanneer ik ga stappen, geef ik als fooi wat ik nog over heb aan kleingeld. Dat doe ik bij deze ook".
>> Ik vond dit een van de meest opmerkelijke redenen. Hieruit werd duidelijk dat de deelnemers terugvielen naar het referentiekader dat het dichtst bij de seats2meet.com ervaring stond.
Persoon 4
Uitleg: "Waardebepaling achteraf heb ik nog geen enkele ervaring mee. Dus ik hoop dat ik niemand beledig. Wel zeer prettige ervaring en ik zal jullie naam zeker verspreiden onder mijn netwerk.
>> Dit is de 2e persoon die bang was iemand te beledigen, dit merkte ik trouwens uit de reactie van het merendeel van de deelnemers. Het sociaal kapitaal is in deze uitleg ook duidelijk, en dient natuurlijk ook bij de bepaalde waarde gerekend te worden.
Persoon 5
uitleg: "Ik had niet goed gelezen en ben pin-blut. OEPS! Dit beinvloed mijn bepaling nu zo veel dat ik het houd tot 14 Januari". Wanneer deze persoon dit leest, hoor ik graag de complete uitleg. Ik heb dit gemist, en kan het handschrift helaas niet volledig vertalen:)
Persoon 6
uitleg: "Ik reken 30% fooi, bovenop de vaste kosten. Ik heb ietsjes meer gedaan dan ik eingelijk wilde omdat ik eigenlijk Juliette het geld gun, maar vindt t ook heel moeilijk en wil t eenvoudig houden. De indruk werd vooraf geschetst dat met de 'flat-fee' de locatie betaald zou zijn.

Conculderend
Deze testcase was geweldig. De uitkomsten zijn extreem hulpzaam, we hebben er veel van geleerd. De lessen:
Het duidelijk schetsen van een kader is belangrijk. Wanneer je kiest voor een flat-fee, is het belangrijk aan te geven dat hiermee enkel de basiskosten worden gedekt, en de locatie geen marge hierover heeft gerekend.
Het loshalen van locatie en organisatie is af te raden, de waarde die wordt bepaald is gebaseerd op de totaalervaring. De kracht richting de deelnemers is de kennis die de organisator biedt. De waarde die wij bieden geldt voornamelijk richting de organisator. Dit was ook de uitdaging van deze testcase, aangezien de waardebepaling vooraf afspraak altijd gold tussen locatie en organisatie, compleet los van de deelnemers.
De deelnemers vielen snel terug op vergelijkbare situaties (of in het geval van persoon 3, een situatie die als eerst in het referentiekader voorkwam).
Frappant was dat het merendeel van de deelnemers zich schaamden, omdat ze geen flauw idee hadden wat het faciliteren van een bijeenkomst waard was.

Al met al, een erg geslaagde testcase. Deze uitkomsten geven een extreem gedetailleerd inzicht in WBA, en in de gedachtegang van de deelnemers. Een sterke basis voor WBA en Seast2meet.com in de toekomst!







*De bedragen heb ik uit het onderzoek gelaten, aangezien deze enkel een kader stellen en in deze testcase compleet los staan van waardebepaling vooraf.