“Teveel informatie stompt mensen af. Zo zijn we misschien wel doof en blind geworden voor de naaste. Meeleven wordt weggedrukt. Gemeenschapsgevoel gaat verloren. De moderne technologische mogelijkheden lijken mensen wel dichter bij elkaar te brengen maar ze blijven op ‘veilige’ afstand, schuilgaand achter hun schermen.” Toen Koningin Beatrix deze woorden sprak in haar Kersttoespraak van 2009 viel heel sociaal media-minnend Nederland over haar heen. ‘In welk internettijdperk leeft onze Koningin?’ vroeg ook ik mij af in mijn eerste weblog. Maar twee jaar na dato moet ik onze vorstin toch een beetje gelijk geven. Overdag en ’s avonds zijn wij tegenwoordig langdurig in onze beeldschermen verzonken om de stortvloed aan mailberichten weg te werken. En tijdens vergaderingen inspecteren we regelmatig onze smartphone om niets te hoeven missen. Dit gaat ten koste van het persoonlijke contact.

Emailterreur
In de vorige eeuw was het zakelijke berichtenverkeer nog overzichtelijk. Elke zaterdag plofte er een dikke enveloppe met weekendpost van mijn werkgever op de mat. Zo kon ik in alle rust de bedrijfsmededelingen en offertes doornemen. Vanaf 1995 werd de bakjespost vervangen door email berichten. Daarna ging iedereen met iedereen mailen. En niet veel later gingen we vanaf iedere locatie en op elk mogelijk tijdstip mail versturen. Het mailverkeer groeide explosief. In 2001 werden wereldwijd dagelijks nog 31 miljard mailberichten verzonden. In 2008 was dit aantal opgelopen tot 170 miljard. De wereld telt nu al bijna 2,5 miljard internetgebruikers. Vandaag de dag worden, volgens de real time statistieken van worldometers, dagelijks al meer dan 348 miljard berichten verstuurd, waarvan minstens 80% spam is. Onze mailbox stroomt vol met ongewenste reclame en overbodige berichten die naar iedereen worden gestuurd.

Slaaf van de mailbox
Door de stortvloed aan mailberichten begint het medium aan haar eigen succes ten onder te gaan. Van de beoogde verhoging van de productiviteit komt daardoor weinig terecht. Organisaties lijden tegenwoordig financiële schade door de overdaad aan te verwerken e-mail. Want medewerkers besteden veel te veel tijd aan het e-mailen. Managers besteden er gemiddeld twee uur per dag aan. Vele berichten sneeuwen onder in een overvolle mailbox en verdwijnen zelfs ongelezen in de prullenmand. En hoewel de mail asynchroon werkt en niet direct hoeft te worden gelezen voelen velen zich daar wel toe gedwongen. Door de komst van iPhones en blackberry’s kunnen we namelijk altijd en overal de mail checken en verwachten we ook snel een antwoord op onze mail. Maar veel werknemers raken hierdoor de controle over hun eigen berichtenstroom kwijt. Zij voelen zich geleefd door hun mailbox. En door het dwingende karakter van de mail raken zij gestrest en krijgen een burn-out.

Voornemen voor 2012
“Heb je mijn mail gelezen?” is de meest aan mij gestelde vraag op mijn werk. Meestal is het bericht dan kort daarvoor verstuurd. Maar overdag lees ik geen mail. Tijdens werktijd wil mijn tijd zoveel mogelijk besteden aan persoonlijk contact met klanten en medewerkers. Ik scan mijn mailbox wel tussen de besprekingen door, maar uitgebreid lezen en beantwoorden is zonde van de tijd. Dagelijks krijg ik meer van 100 zakelijke mailtjes en 120 privé berichten. De berichten met mijn naam in de CC gaan naar een aparte map en lees ik niet. De uitnodigingen voor afspraken en afspraakbevestigingen worden door een secretaresse afgehandeld. De nieuwsbrieven en alerts gaan naar een aparte mailbox. In de ochtend handel ik de zelfbedieningsprocessen af en beoordeel openstaande declaraties, offertes, aanvragen en facturen. En ’s Avonds behandel ik alleen de mail die aan mij is gericht. De meeste berichten blijken dan al weer achterhaald. Binnen een kwartier zit het werk er dan weer op. Voor dringende zaken moet je bellen of sms’en. Op samenwerkingsplatforms en sociale media deel ik met iedereen. Maar via het dwingende mailmedium ga ik minder delen met minder mensen. Dat neem ik mij voor in het nieuwe jaar.