Het feit dat liefst 40% van de projecten mislukt en zelfs 90% uitloopt in tijd en/of budget, geeft aan dat er bij het uitvoeren van projecten nog de nodige winst valt te behalen. Uit onderzoek van WIN Projects Assistants naar onder andere de rol en de verwachtingen van een project assistant kwam een aantal opvallende zaken naar boven.

Ongeveer de helft van de respondenten werkt bij projecten met een project assistent. Echter, in veel gevallen wordt intern iemand aangewezen. Los van het feit of deze persoon altijd over de juiste kwaliteiten en vaardigheden beschikt, gaat dit in ieder geval ten koste van de gebruikelijke werkzaamheden van deze persoon.

Hoge verwachtingen
Daarbij geeft een meerderheid van de project managers aan hoge verwachtingen te hebben van de project assistant. Dat blijkt uit de genoemde taken en werkzaamheden, maar ook uit de specifieke eigenschappen en vaardigheden die men met deze functie associeert. Het eerst aanspreekpunt, mijn rechterhand, een spilfunctie; enkele citaten die de managers en andere leidinggevenden noemden bij de vraag hoe de project assistant het beste te omschrijven. Wat in ieder geval heel duidelijk naar voren komt, is dat de project assistent een duidelijke bijdrage levert aan het al dan niet slagen van het project. De belangrijkste redenen hiervoor: zijn of haar specifieke projectkennis, de sterke ondersteunende rol, het vermogen om te allen tijde het overzicht te bewaren en de ervaring om structuur en rust te brengen.

Belang onderschat
Het belang van de assistant wordt dus zeker niet onderschat. Het blijft derhalve vreemd, zeker gezien het relatief lage slagingspercentage van een project, dat veel bedrijven de project assistant vaak in eigen gelederen blijft zoeken. Zij die reeds met externe assistenten werken, beoordelen dit als zeer positief. De belangrijkste afweging om een project assistent van buitenaf aan te trekken zijn de aard en grootte van het project en het beschikbare budget.

Win-win situatie
Wat in praktijk blijkt is dat een ervaren en gemotiveerde project assistant geen geld kost, maar juist geld oplevert. De respondenten zijn het erover eens dat een goede project assistant een belangrijke en soms zelfs doorslaggevende rol heeft bij het al dan niet slagen van het project. Wat echter nog wel eens over het hoofd wordt gezien is dat de extra kosten die dit met zich meebrengt, vaak ruimschoots worden goedgemaakt met het (financiële) succes waaraan de assistant zo’n belangrijke bijdrage heeft geleverd. Bovendien is het tarief van een project assistent lager dan het uurtarief van een Projectmanager.

Voor het volledige onderzoek zie www.projectassistants.nl


Bron: WIN Project Assistants

Auteur: J. Boer

Periode: april 2009