Zoals jullie weten juichen wij het open communiceren over wat ons als stakeholders bezighoudt en het direct kontakt zoeken met andere stakeholders van harte toe ! Stakeholders zijn alle medewerkers, vaste- en flexwerkers, leveranciers, klanten en deelnemers aan de door ons gefaciliteerde waardenetwerken.
Onder
C.D.E.F. Holding vallen de volgende werkmaatschappijen:
Wanneer je je echter beweegt in de wereld van sociale media, vragen wij jouw aandacht voor de volgende uitgangspunten:
1. Je bent zelf verantwoordelijk
Alles wat je vertelt, schrijft of laat zien heeft een directe relatie met het imago van onze organisatie. Het publiceren doe je onder je eigen verantwoordelijkheid. Ga af op je beoordelingsvermogen en eigen logica en wanneer je twijfelt, PLAATS DAN GEEN BERICHT. Wanneer je twijfelt over de wijze waarop je moet antwoorden laat je dan adviseren door de community manager van Mindz.com., ook als het gaat om andere publicatie kanalen.
2. Signaleer complimenten en kritiek
Ook wanneer je geen officiële voorlichter bent van ons bedrijf, ben je een belangrijke schakel in het monitoren van alle sociale media. Hiervoor maken we oa. gebruik van een
Social Media Dashboard. Tevens verzoeken wij gasten van Meeting Plaza en Seats2meet.com hun ervaringen publiek te delen via
Meetingreviews.com. Indien je negatieve of positieve berichten over onze organisatie en haar dienstverlening signaleert, stuur deze dan naar de manager van de desbetreffende werkmaatschappij. Laat het beantwoorden van onderwerpen van negatieve aard over aan deze managers en vermijd de verleiding om zelf impulsief te reageren.
3. Wel / niet reageren op berichten
Of we wel of niet reageren op berichten verschilt van geval tot geval. Stelregel is om in principe niet te reageren op kritische commentaren. Want iedereen heeft het recht op zijn/haar mening en we willen niet in welles nietes discussies verzeild raken. Echter, als blijkt dat er sprake is van een duidelijke, onjuiste weergave van feiten of dat de organisatie of werknemers van onze bedrijven op kwetsende wijze bejegend worden, zullen we overwegen als directie een reactie te plaatsen. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er vragen gesteld worden over het beleid van de organisatie of van ons als directie in het bijzonder. Een antwoord van een medewerker heeft dan juist veel toegevoegde waarde.
4. Woordvoering: dezelfde regels gelden
Voor sociale media gelden dezelfde regels op het gebied van woordvoering als voor het reageren op berichten in de traditionele media (krant, RTV e.d). Stem altijd met de (afdeling-vestigings-) manager af of er gereageerd moet worden en zo ja, wie dit doet. Als je zelf reageert, maak dan altijd je rol duidelijk als vertegenwoordiger van onze organisatie. Het is niet acceptabel om een schuilnaam te gebruiken of op andere wijze mensen te misleiden. Als medewerker/stakeholder van onze organisatie ben je accuraat, eerlijk, transparant en betrouwbaar. Geef nooit persoonlijke gegevens vrij zoals je huisadres en privé-telefoonnummers of andere zaken die de privacy van jezelf of collega stakeholders raakt.
5. Blijf alert bij het mixen van je persoonlijke leven met je zakelijke activiteiten.
Online lopen werk en je persoonlijke leven gemakkelijk door elkaar. De directie respecteert uiteraard de vrijheid van meningsuiting van al haar werknemers, maar herinnert je eraan dat je een vertegenwoordiger van onze organisatie bent. Wees je ervan bewust dat het publiekelijk stelling nemen in tegenstelling kan zijn met de belangen van de organisatie en dat dit een conflict kan veroorzaken. Houd hiermee rekening indien je informatie online publiceert die niet alleen gezien kan worden door vrienden en familie. Realiseer je dat dit soort informatie makkelijk kan worden doorgestuurd.
6.
Geef NOOIT vertrouwelijke informatie van de organisatie
Denk hierbij aan bijvoorbeeld exploitatiecijfers of andere financiële gegevens. Maar ook van besproken strategieën, commerciële acties of andere concurrentie gevoelige informatie kun je beter geen melding maken, anders dan in algemene termen.
7. Leg vast wat je doet
Omdat online conversaties vaak plotseling plaatsvinden en vluchtig zijn is het belangrijk vast te leggen
wanneer je de organisatie vertegenwoordigt. Onthoud hierbij dat online verklaringen dezelfde
juridische standaarden dienen te bevatten als traditionele media.
8. Realiseer je dat het internet blijvend is
Online bijdragen blijven altijd vindbaar, dus ook persoonlijke informatie, en deze kunnen door andere
media worden overgenomen. Wanneer je reactie inclusief haar context niet kan worden weergegeven
binnen het aantal te gebruiken karakters (zoals 140 bij Twitter), maak dan een link naar een online
ruimte (zoals onze corporate website of de relevante Mindz.com Plaza) waar de boodschap volledig en accuraat kan worden uitgedrukt.
9. Overig
-
Vermijd ironie (stijlmiddellen werken niet)
-
Doe geen loze beloften
-
Reageer snel, want de mening wordt bepaalt na de eerste vijf reacties.
-
Heb je een fout gemaakt, kom er dan voor uit. Wees eerlijk en snel met de correctie van je fout.
-
Meld je fout op de werkoverleggen: daar kunnen we allemaal van leren.
Richtlijnen voor (assistent) managers.
Ons management gebruikt steeds vaker sociale media om hun mening over onderwerpen te geven en de dialoog met de stakeholders aan te gaan. Net als voor medewerkers geldt dat het gebruik van sociale media correct en verstandig gedaan moet worden. Stimuleer het gebruik van de sociale media door je stakeholders. Biedt actief de gratis
Mindz.com internet trainingen aan (verplicht voor alle medewerkers). Geef aandacht aan het onderwerp op de werkoverleggen. Verdiep je in het sociale media strategisch plan van de organisatie. Probeer dat werkelijk te doorgronden en wees je bewust van je voorbeeld functie naar de overige stakeholders.
Namens de Directie
Marielle Sijgers
Ronald van den Hoff
Dit filmpje van 'Phineas en Ferb' geeft ook een leuk beeld van hoe Disney hiermee omgaat !