Peter Krol

15 social media tips voor, tijdens en na je evenementen.

Peter Krol - Saturday 21 April 2012 - 12:17 - 423 x read
Deze blog gaat over de beste Social Media tips voor jouw evenement. Vrijdag 20 april was ik aanwezig bij het event New Ambition Day (onderdeel van de week van de ondernemer). Er waren diverse keynote sprekers, Masterclasses, consultants en workshops die je kon volgen.

Tijdens de keynote sprekers werd er goed geluisterd naar het publiek en werd via een moderator gevraagd naar reacties vanuit de zaal. Dit werkte goed. De grootste fout die zij echter maakte was het niet goed beschikbaar stellen van wifi. Wifi was beschikbaar in het theater (maar helaas niet zo snel), en in de zaal waren kpn hotspots beschikbaar waar je na verloop van tijd uitgegooid werd.

Dit inspireerde mij tot deze blog om de beste social media tips voor evenementen op te sommen.


Investeringen vooraf
Maak een eigen twitteraccount, flickr pagina (gelijk aan de te gebruiken hashtag, zie 1.), youtube kanaal, facebook pagina en facebook event. Maak een LinkedIn event aan en eventueel een eigen LI groep. Deel deze informatie met de sprekers en deelnemers…..


1. Gebruik een hashtag
Gebruik één duidelijke hashtag en communiceer deze op je website, via de uitnodiging naar de gasten en bij de bevestigingen van de aanwezigheid op het event.


2. Laat een twitterstream zien
‘Niets stimuleert het gebruik van twitter tijdens een evenement zo goed als een backchannel of Twitterfountain, waarop je de meest recente tweets met een bepaalde hashtag kunt tonen.
Deelnemers uit de zaal kunnen zo zien wat anderen van de dag of bepaalde sprekers vinden, daarop reageren of gewoon lekker hun eigen tweets voorbij zien komen.’

Matchmaking kan zo ontstaan, richt de twitterstream in als een meetingpoint. Via twitter kunnen mensen elkaar uitnodigen.

Ik ben zelf gecharmeerd van Twitterfountain. Je kan op diverse wijze de tweets voorbij laten gaan. De plaatjes op de achtergrond kan zelf de inhoud bepalen door foto’s op flickr te plaatsen met een eigen tag (bijvoorbeeld de hashtag van het event).


3. Open een wifi
‘Niets is zo dodelijk voor het gebruik van Twitter tijdens een evenement als slecht bereik. Zorg daarom voor een open wifi-verbinding, als het even kan. Communiceer dit dan ook naar je volgers om ervoor te zorgen dat iedereen van de wifi-verbinding op de hoogte is.’

Maak de naam van het wifi netwerk gelijk aan de hashtag!


4. Deel
‘Deel presentaties van de sprekers, beeld en video via zoveel mogelijk platformen (Slideshare, Flickr, YouTube). Deelnemers willen graag delen wat ze hebben gezien, dus geef ze die mogelijkheid.’


5. Rapporteer
‘Er zijn mooie tools om een overzicht te krijgen van alle tweets die zijn verstuurd voor, tijdens en na je evenement, zoals Storify en Tweetreach. Het maken van zo’n report kost bijna geen tijd en geeft je een goed beeld van wie er heeft getwitterd en wat er is gezegd.

Deze informatie kun je ook gebruiken door aan je collega’s en management te laten zien hoe belangrijk het is om Twitter actief in te zetten – niet alleen rondom evenementen, maar ook daarbuiten.’

Spotify is interessant omdat diegene die genoemd wordt in het rapport ook automatisch een tweet krijgt dat de storify is aangemaakt. Dit wordt vaak geretweet wat zorgt voor extra buzz. Verder kan er naast tweets ook filmpjes en foto’s worden gedeeld. Dit kan er voor zorgen dat bij een volgend event meer foto’s en filmpjes worden gedeeld. De presentaties van de sprekers kunnen ook via storify worden gedeeld.


6. Blog
Vooraf kan de online buzz gecreëerd worden door het delen van blogs. Niet alleen van jouw als organisator maar zorg er ook voor dat alle sprekers gaan bloggen over waarom ze meedoen en wat ze tijdens het event willen vertellen. Dit is content die er voor kan zorgen dat je een hoop bezoekers naar je site trekt. Plaats een RSS feed op je blog zodat deelnemers zich hierop kunnen abonneren.

Via twitterfeed kan je er voor zorgen dat je bloggen rechtstreeks op je twitteraccount worden gedeeld. Via een post prefix en een post suffix kan je vooraan of de achteraan de tweet een vaste tekst plaatsen. Voorbeeld van een post prefix is: ‘Blog @twitternaam |’, De post suffux is bij voorkeur de vastgestelde hashtag.


7. Laat deelnemers zich (openbaar) aanmelden
Via een event via facebook, een RSVP via Linkedin en op je eigen eventsite kan je er voor zorgen dat deelnemers zich openbaar kunnen aanmelden. Zo kunnen mensen aangeven dat ze je naar je evenement komen, ze kunnen zien wie er nog meer aanwezig is (dit stimuleert om vooraf met mensen te linken) en hun connecties zien ook dat zij naar dit event toegaan. Stimuleer via een tweet this button of mail this button dat zij hun netwerk ook uitnodigen.

Verspreid de uitnodiging van het evenement via LinkedIn en je Facebook vrienden. En stimuleer dat ook de sprekers te doen…..


8. Deel de hashtags en twitteraccounts.
Neem in al je online- en offline-uitingen je #hashtag, speciale website of Facebook Fanpagina op. Dus ook op posters, flyers, programma-overzichten uitnodigingen en bevestigingsmails. Deel ook de twitteraccounts van de sprekers.

Deel op de dag zelf via de presentaties van de sprekers de hashtag en het twitteraccount van de desbetreffende spreker. Dit zorgt voor hogere twittertraffic…..


9. Gebruik twitter als back-channel of back-chat
‘Twitter wordt steeds meer toegepast als 'back-channel' of 'back-chat' tijdens evenementen. Terwijl de presentator presenteert lees je op je mobiel of soms op een apart scherm dat op het toneel opgesteld staat wat er allemaal getweet wordt. Dit geeft een extra dimensie omdat je meteen ziet wat de anderen in het publiek denken of ervan vinden. En het is wat actiever dan alleen maar zitten en luisteren.’

Na afloop van de presentatie kan de organisator van het event reageren op tweets of vragen uit het publiek stellen aan de keynotespreker.


10. Gebruik Foursquare
Stimuleer het gebruik van Foursquare zodat deelnemers kunnen ‘inchecken’ bij aankomst. Verbind eventueel aan het inchecken een beloning in de vorm van gratis drankje of presentje zodra de check-in wordt gedeeld via twitter / facebook met gebruik van de hashtag.


11. Stimuleer deelnemers te reageren
‘Stimuleer deelnemers te reageren via social media kanalen (vraag het in presentaties, zet het in het programmaboekje). Beloon social media-gedrag door een prijs uit te reiken voor de beste tweet van de dag, de mooiste foto van het evenement of vraag deelnemers kort filmpjes of verslagen maken.’

Stimuleer het delen van eigen gemaakte filmpjes (user generated content) en foto’s door deze ook te laten zien (bijv. via de twitterfountain). Upload de filmpjes of foto’s op je eigen kanaal en deel de content via twitter met bronvermelding.


12. Maak een eigen App
‘Via een speciaal van te voren gemaakte App (bijvoorbeeld Twoppy of buddyfinder), kun je bij een uitgebreid evenement deelnemer in staat stellen een persoonlijke dagindeling te maken. Inclusief mogelijkheden om dit te delen via social media natuurlijk.’

Twoppy vind ik zelf erg bruikbaar. Je kan hier het complete programma (incl. tijden) invoeren en sprekers toevoegen. Deelnemers kunnen zich vooraf aanmelden bij de diverse sprekers / workshops en op deze wijze met elkaar communiceren.


13. Stream je evenement
Via Ustream kun je gratis en gemakkelijk je evenement streamen zodat ook niet aanwezigen kunnen genieten van het event.


14. Luister
‘Luister tijdens het evenement naar je publiek. Volg bijvoorbeeld berichtgevingen via Hootsuite of Tweetdeck. Zijn er vragen of klachten over een bepaald onderdeel of het eten: reageer naar de betrokken deelnemers en pak de oorzaak van het probleem aan.’


15. Na afloop van het event
Blijf mensen betrekken bij je evenement via social media. Deel de presentaties via slideshare. Vat het evenement samen via een presentatie op Slideshare of maak een video-samenvatting en deel deze via je youtube kanaal. Stuur iedereen een bedank-e-mail, met een link naar slideshare-presentaties, de foto’s op Flickr of filmpjes op je eigen youtube kanaal.

Vraag sprekers om na afloop een blog te schrijven, deel daarin de presentatie, en vraag deelnemers naar hun ervaring en/of beoordelingen. Bij een terugkerend evenement worden niet-deelnemers op deze manier voor de volgende keer geënthousiasmeerd.


Samenvatting

Continue beleving
‘Voor de marketing van evenementen wordt naast de inzet van traditionele marketingkanalen (print, radio en tv, outdoor en free publicity) steeds meer gebruik gemaakt van social media. Marketing bij evenementen houdt niet op zodra het fysieke evenement gestart is; sterker nog: de marketing tijdens en na het evenement is minstens zo belangrijk. In het voortraject gaat het om het creëren van awareness zodat er voldoende bezoekers op het evenement af komen. Maar ook tijdens en na het evenement is marketing belangrijk. Beleving staat hierin centraal: beleving voor de bezoekers maar ook beleving voor de thuisblijvers (zodat ze dit evenement volgend jaar absoluut niet willen missen).
Door social media op verschillende manieren in te zetten tijdens en na het evenement, kan er een continue beleving gecreëerd worden, 365 dagen per jaar.’


‘Verbinden: voor, tijdens en na
Social media zet je voor een optimale beleving en rendement tijdens drie fasen in: voor, tijdens en na het evenement. Het sleutelwoord daarbij is ‘verbinden’: het verbinden van mensen op het thema van jouw evenement. Zo gaat het evenement leven voor de deelnemers. Met behulp van social media kun je rond je evenement een community opbouwen. Door het aanbieden van relevante content stimuleer je interactie met en tussen (potentiële) deelnemers. Zij moeten de informatie interessant vinden, hierover met elkaar willen discussiëren én de content willen delen.

Publiceer interessante tweets, die het retweeten waard zijn: opmerkingen van sprekers of beursparticipanten, links naar interessante artikelen over het onderwerp van het evenement, gegevens over aanvangstijden of programmasamenstelling.’


Heb je zelf nog tips? Deel ze…..
Latest Change by: Peter Krol on Saturday 21 April 2012 - 12:25

Comments

Ida van Praag
Ida van Praag -  (2012-04-21 13:21)
Beste Peter, gisteren hebben wij bij S2M Strijp-S het SocialMedia PowerEvent #SMPE georganiseerd. Al deze punten hebben wij hierbij ten uitvoer gebracht en wij zijn Trending Topic geworden op Twitter. Een groot applaus voor S2M Strijp-S die de faciliteiten goed op orde hadden!

Wij zijn heel tevreden over onze hoofdsponsor S2M voor het faciliteren van al onze Social Media Events. De organisatie van de faciliteiten voor de deelnemers is elke keer weer uitstekend geregeld.

Met vriendelijke groet,
Ida van Praag / Mede-organisator SocialMedia PowerEvent

Comment on this article

You must be logged in to leave a comment.

Subscribe via email

Follow the comments of this article by email: